E-postetikett

Posted on 30 maj, 2008 in E-postvett

Grundprinciperna för vett- och etikettregler för e-postkommunikation är:

  1. att göra det lätt för mottagaren att ta till sig informationen
  2. att göra det lätt för mottagaren att agera på informationen.

Här är mina vett- och etikettregler för e-post:

  1. skicka bilagor endast när det handlar om text som inte går att klistra in i e-brevet (varför? Det går snabbare och lättare att läsa än att öppna en bilaga)
  2. skicka bilagor i word, excel och liknande endast om mottagaren förväntas redigera dokumentet, annars använd pdf (om inte texten går att klistra in i e-brevet) (varför? Mottagaren kan snabbare läsa och ta till sig informationen när den är färdigformaterad för utskrift)
  3. när du skickar information ”till alla” och mottagaren inte förväntas svara ”till alla”, skicka då som bcc (varför? Det är inte intressant för mottagaren att veta vilka du har skickat informationen till; dessutom kan man inte alltid avgöra vad mottagaren heter baserat på dennes e-postadress)
  4. använd signatur där det står information om vem du är och i vilken roll du tar kontakt med (varför? Då vet mottagaren i vilket sammanhang du har skickat informationen; om det är i instruktörsrollen för ett gym eller privat till exempel); eller om du är du ”student i en kurs”, ”representant för studieprogrammet”, ”instruktörskollega” o.s.v.
  5. sätt en relevant och tydlig rubrik på brevet som talar om vad e-brevet handlar om (varför? Mottagaren ska snabbt kunna avgöra hur viktigt innehållet är att läsa nu eller senare); undvik också ord som viktigt, bråttom, svara fort o.s.v. (varför? Om det är bråttom, ring istället!)
  6. undvik svenska tecken i rubriken; använd a, a och o istället för å, ä och ö (varför? Alla e-postprogram klarar inte av att antingen skicka eller ta emot svenska tecken i rubriken korrekt; det blir konstiga tecken istället (och därmed är rubriken inte längre varken relevant eller tydlig …)
  7. kolla grammatik och stavning (varför? Mottagaren kan snabbare ta till sig informationen utan att slösa tid på att försöka tolka vad du har skrivit; missförstånd kan också undvikas)
  8. behåll rubriken på brevet när du svarar eller skickar vidare informationen; ändra rubriken endast om innehållet ändrar sig och överlåt helst åt den ursprunglige avsändaren att ändra rubriken i så fall (om inte rubriken från början är dålig …); passa samtidigt på att rensa bort överflödiga taggar, som t.ex. ”Fwd:”, ”Vb:”, ”Re:” och ”SV:”, så att bara en tagg återstår i början på rubriken
  9. undvik långa stycken i ett e-brev; om brevet trots detta blir långt, inled med en innehållsförteckning så får mottagaren lättare en översikt av innehållet i ditt brev
  10. citera det innehåll som du svarar på; observera att citatet ska vara kort (varför? Mottagaren behöver påminnas snabbt och enkelt om vilket sammanhang det handlar och vad du har reagerat på); lägg även citatet först i brevet (och klipp bort det som är onödigt eller överflödigt)

Om du följer dessa etikettregler så ökar dina chanser att få ett snabbt och tydligt svar och från rätt person!

comments: Closed