:Livselixir

Jag får periodvis mycket e-post, vilket hör till mitt yrke. Det finns naturligtvis regler för vett och etikett även för detta medium, men tyvärr är det många som slarvar med att observera dessa. Jag tänker bland annat på hur man sätter en meningsfull rubrik på e-breven man skickar.

Rubriken måste ge mottagaren ett sammanhang, en kontext, för meddelandet. Då kan mottagaren snabbare bland annat ta ställning till om brevet ska läsas nu eller senare.

Här är några exempel på rubriker, från mindre meningsfull till mer meningsfull:

- ”Inbjudan” — ger inte sammanhang för mig; varför jag ska läsa brevet. Är det till exempel en förening som jag är med i? Det ser ut som spam …

- ”SIF: Inbjudan” — lite bättre, för nu vet jag från förkortningen att det handlar om en förening som jag är medlem i, men fortfarande vet jag inte om det är en inbjudan till mig personligen eller bara ett allmänt upprop för till exempel ett konvent eller en gästföreläsare som kommer på besök. Rubriken är fortfarande inte något som jag känner att den berör mig personligen eller lockar mig att läsa brevet.

- ”SIF: Inbjudan till medlems-kick-off” — nu börjar det likna något. I och med att brevet kommer i början på höstterminen och att jag har varit med om kick-off-aktiviteten tidigare år vid samma tidpunkt så kan jag med stor sannolikhet göra den korrekta bedömningen att det är en inbjudan till den årliga kick-offen som det handlar om. Den vill jag inte missa, men rubriken kan göras ännu tydligare …

- ”SIF: Inbjudan till medlems-kick-off 4/10″ — Bravo! Med denna rubrik vet jag till och med hur långt in i framtiden aktiviteten ligger, det vill säga, jag kan bedöma hur snabbt jag ska svara. Jag kan till och med bestämma mig för om jag kommer att delta eller inte, utan att behöva läsa brevet, eftersom jag först kan kontrollera i min kalender om jag är ledig innan jag öppnar brevet; jag kommera redan att ha svaret klart för mitt O.S.A.-brev som jag redan funderar på att skriva.

Undvik ord som ”Viktigt” och ”Information” i rubriken. Låt mottagaren bedöma vad som är viktigt för denne/a. Ordet ”Information” uppfyller ej heller något syfte i rubriken (om ordet inte ingår i titeln till ett föredrag eller liknande som måste stå i rubriken, förstås).

Utan förmedlande av sammanhang i rubriken försvinner brevet lätt i bruset, uppblandat med till exempel spambrev. Utan en meningsfull rubrik förlorar avsändaren möjligheten att bibehålla en professionell attityd i sin elektroniska kommunikation, oavsett sin övriga professionalitet i yrket.

Mer läsning: Jacob Nielsen om mikroinnehåll.

1 Comment